Pembinaan Kearsipan di Kecamatan Cibodas: Meningkatkan Pemahaman Tata Kelola Arsip Dinamis
.jpeg)
Pembinaan
Kearsipan di Kecamatan Cibodas: Meningkatkan Pemahaman Tata Kelola Arsip
Dinamis
Tangerang, 4 Juli 2024 — Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Tangerang kembali
melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan yang bertempat di Kecamatan Cibodas.
Kegiatan ini dihadiri oleh sejumlah pegawai di lingkungan kecamatan dengan
tujuan utama untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan dalam tata kelola arsip
dinamis.
Kegiatan yang berlangsung di aula
Kantor Kecamatan Cibodas ini diisi dengan berbagai materi penting mengenai
pengelolaan arsip. Bapak Drs. Engkos Zarkasyi A, M.Si, Kepala Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Tangerang, menekankan pentingnya arsip
sebagai aset berharga yang memerlukan pengelolaan yang baik dan sesuai dengan
regulasi. "Pengelolaan arsip yang tepat tidak hanya membantu dalam
hal administrasi, tetapi juga menjaga nilai historis dan informasi yang
terkandung di dalamnya," ujar Engkos.
Kegiatan
pembinaan kearsipan ini dilaksanakan dengan beberapa tujuan utama:
1. Memahami
Tata Kelola Kearsipan Dinamis:
Peserta diberikan pemahaman mendalam mengenai prinsip dan prosedur pengelolaan
arsip dinamis, yang mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan
penyusutan arsip.
2. Penerapan
Tata Naskah Dinas: Arsip yang diciptakan harus sesuai
dengan aturan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD).
3. Pengelolaan
Penyimpanan dan Penyusutan Arsip:
Pegawai dilatih untuk melakukan penyimpanan dan penyusutan arsip sesuai dengan
regulasi yang berlaku, sehingga arsip yang ada dapat terkelola dengan baik dan
efisien.
4. Pemberkasan
Arsip dan Peninjauan Record Center:
Pegawai diberi pengetahuan praktis tentang cara melakukan pemberkasan arsip
yang efektif serta diajak untuk meninjau record center yang ada di Kecamatan
Cibodas.
Pembinaan
ini membekali peserta dengan pemahaman mengenai tahapan-tahapan penting dalam
pengelolaan arsip, yaitu:
- Penciptaan
Arsip: Menjelaskan proses penciptaan
arsip yang sesuai dengan tata naskah dinas dan klasifikasi arsip yang
benar.
- Penggunaan
Arsip: Menjelaskan cara penggunaan
arsip untuk mendukung administrasi dan operasional sehari-hari.
- Pemeliharaan
Arsip: Menjelaskan cara penyimpanan
dan pemeliharaan arsip agar kualitas dan keamanannya tetap terjaga.
- Penyusutan
Arsip: Menjelaskan prosedur
penyusutan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk memisahkan
arsip yang masih diperlukan dari arsip yang sudah tidak aktif.
Sebagai
bagian dari kegiatan, peserta juga diajak untuk meninjau record center yang ada
di Kecamatan Cibodas. Ini bertujuan untuk memberikan gambaran langsung tentang
bagaimana arsip dikelola dan disimpan. "Dengan melihat langsung
kondisi record center, diharapkan peserta dapat menerapkan ilmu yang didapat
dalam pembinaan ini di tempat kerja mereka," kata Ibu Denny,
salah satu Arsiparis.
Diharapkan
dengan pembinaan ini, para pegawai di Kecamatan Cibodas dapat menerapkan
pengetahuan yang telah diperoleh dalam pengelolaan arsip sehari-hari. "Kami
berharap pembinaan ini tidak hanya meningkatkan keterampilan pegawai dalam
mengelola arsip, tetapi juga membantu menciptakan sistem kearsipan yang lebih
efisien dan terorganisir," tambah Ibu Denny.
Pembinaan ini merupakan langkah
nyata dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan Kecamatan
Cibodas dan diharapkan dapat berkontribusi positif terhadap kinerja
administrasi yang lebih baik.
