Penuhi Undangan GOW, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Tangerang Gelar Pembinaan Tata Kelola Kearsipan
.jpeg)
.jpeg)
Penuhi Undangan GOW, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Tangerang Gelar Pembinaan Tata Kelola Kearsipan
KOTA TANGERANG, 23 Mei 2025 – Dalam rangka meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Tangerang melalui Bidang Kearsipan memenuhi undangan dari Gabungan Organisasi Wanita (GOW) Kota Tangerang untuk memberikan pembinaan tata kelola kearsipan pada kegiatan pertemuan rutin GOW yang mengangkat tema "Kerapihan Mengelola Arsip adalah Hal yang Penting".
Kegiatan ini bertujuan memberikan pemahaman kepada para peserta tentang peran penting arsip dalam menunjang kegiatan administrasi dan legalitas organisasi. Dalam sesi pembinaan, Arsiparis DPAD Kota Tangerang menyampaikan materi mengenai:
-
Pentingnya mengelola arsip sebagai bukti hukum dan pertanggungjawaban. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumentasi, tetapi juga sebagai dasar hukum dalam pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban organisasi.
-
Pengelolaan arsip dinamis yang mencakup proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip yang digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari.
Disampaikan pula bahwa arsip dinamis berbeda dengan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan dan memiliki nilai guna administratif, hukum, atau keuangan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi namun memiliki nilai guna permanen.
Adapun tahapan dalam pengelolaan arsip dinamis yang dijelaskan meliputi:
-
Penciptaan Arsip: Meliputi dokumen-dokumen yang dihasilkan dari kegiatan organisasi seperti surat menyurat, laporan, dan memo.
-
Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip: Arsip disimpan dan diakses untuk mendukung kegiatan, serta dirawat agar tidak rusak.
-
Penyusutan Arsip: Arsip yang sudah tidak aktif dinilai untuk dimusnahkan, dipindahkan, atau disimpan permanen sesuai dengan jadwal retensi arsip.
-
Klasifikasi dan Kodefikasi: Arsip disusun berdasarkan urusan atau fungsi organisasi dan diberi kode tertentu.
-
Pemanfaatan Teknologi: Penggunaan sistem e-arsip untuk efisiensi penyimpanan dan penelusuran dokumen secara digital.
Dengan adanya pembinaan ini, diharapkan organisasi-organisasi yang tergabung dalam GOW Kota Tangerang dapat menerapkan tata kelola arsip yang baik dan benar, sehingga mendukung kelancaran kegiatan organisasi serta meningkatkan akuntabilitas dan efisiensi kerja.
DPAD Kota Tangerang berkomitmen untuk terus memberikan edukasi dan pendampingan kepada masyarakat serta organisasi tentang pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang transparan dan tertib administrasi.
