Rapat Koordinasi Tim ASKI Kota Tangerang untuk Pelaksanaan Berdasarkan Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2019
Rapat Koordinasi Tim ASKI Kota Tangerang
untuk Pelaksanaan Berdasarkan Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2019
Tangerang,
5 Juli 2024 -
Tim Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) Kota Tangerang melaksanakan rapat
koordinasi di Gedung Arsip Kota Tangerang untuk membahas pelaksanaan program
ASKI yang berlandaskan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) Nomor 6 Tahun 2019. Rapat ini dihadiri oleh tim pengawas internal yang
bertugas memastikan penerapan standar pengelolaan arsip di berbagai unit kerja
pemerintah daerah.
Pelaksanaan ASKI bertujuan untuk meningkatkan
kualitas pengelolaan arsip di lingkungan pemerintah daerah agar lebih efektif
dan efisien. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Tangerang, Bapak
Drs. Engkos Zarkasyi A, M.Si, menekankan bahwa rapat koordinasi ini adalah
langkah awal yang sangat penting dalam proses ASKI. “Pengelolaan arsip
yang baik tidak hanya penting untuk memenuhi kepatuhan terhadap peraturan,
tetapi juga untuk memastikan kelancaran pelayanan publik dan akuntabilitas
pemerintahan. Oleh karena itu, koordinasi yang baik di antara tim pengawas
internal sangat diperlukan,” ujar Bapak Engkos.
Rapat ini membahas beberapa tahapan penting
dalam pelaksanaan ASKI yang meliputi:
1. Self
Assessment: Pada tahap awal ini, masing-masing unit kerja melakukan
evaluasi mandiri terhadap kinerja mereka dalam pengelolaan arsip. Self
assessment bertujuan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, serta area
yang memerlukan perbaikan. “Self assessment memberikan kesempatan bagi
unit kerja untuk secara objektif menilai kondisi mereka sendiri dan
mengidentifikasi langkah-langkah perbaikan yang diperlukan,” kata Ibu
Denny.
2. Verifikasi:
Setelah self assessment, tim pengawas internal melakukan verifikasi terhadap
hasil evaluasi mandiri dari setiap unit kerja. Proses verifikasi ini bertujuan
untuk memastikan bahwa penilaian yang dilakukan sesuai dengan kondisi nyata dan
mengikuti standar yang ditetapkan. “Verifikasi ini penting untuk
memastikan akurasi dan kredibilitas hasil self assessment, sehingga kita bisa
memiliki gambaran yang jelas tentang kondisi pengelolaan arsip di setiap unit
kerja,” jelas Bapak Zaini.
3. Pembuatan
Risalah Hasil Sementara: Tahap ini melibatkan penyusunan risalah yang
mencakup temuan dari self assessment dan verifikasi, serta rekomendasi
perbaikan yang perlu dilakukan. Risalah ini menjadi panduan bagi setiap unit
kerja untuk melakukan perbaikan yang diperlukan. “Risalah hasil
sementara ini akan memberikan arah yang jelas untuk langkah-langkah perbaikan
yang perlu diambil oleh setiap unit kerja,” ungkap Bapak Huda.
4. Pembuatan
Laporan ASKI: Tahap akhir dari proses ASKI adalah pembuatan laporan yang
mencakup seluruh temuan dan rekomendasi dari tahapan sebelumnya. Laporan ini
akan disusun secara komprehensif dan disampaikan kepada pimpinan untuk
ditindaklanjuti. “Laporan ASKI ini adalah alat penting untuk
pengambilan keputusan strategis dalam pengelolaan arsip, memastikan bahwa kita
bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam jangka panjang,” tutup
Bapak Huda.
Rapat koordinasi ini juga membahas berbagai
tantangan yang mungkin dihadapi dalam pelaksanaan ASKI serta solusi yang dapat
diterapkan. Bapak Engkos Zarkasyi A, M.Si menegaskan pentingnya komitmen
bersama dari seluruh unit kerja untuk mendukung suksesnya pelaksanaan
ASKI. “Keberhasilan ASKI sangat bergantung pada komitmen dan
partisipasi aktif dari seluruh unit kerja. Kita harus bekerja sama untuk
memastikan bahwa pengelolaan arsip di Kota Tangerang memenuhi standar yang
tinggi dan mampu mendukung pelayanan publik yang optimal,” ujar
beliau.
Pelaksanaan
ASKI diharapkan dapat memberikan kontribusi positif dalam meningkatkan kualitas
pengelolaan arsip di Kota Tangerang, sehingga mendukung terciptanya
pemerintahan yang lebih transparan, akuntabel, dan responsif terhadap kebutuhan
masyarakat. Dukungan dari seluruh pihak terkait sangat diperlukan untuk
keberhasilan program ini di masa mendatang.
Dengan
adanya ASKI, diharapkan pengelolaan arsip di Kota Tangerang dapat menjadi
contoh bagi daerah lain, mendorong peningkatan kualitas pengelolaan arsip di
tingkat nasional.
